Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §
Laatimispäivä: 22.04.2010, päivitetty 15.1.2017

1. Rekisterinpitäjä
Pohjois-Espoon Ponsi ry.
Isonkorventie 31
02970 Espoo

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kari Alho, taloudenhoitaja
Isonkorventie 31
02970 Espoo
puh. 070-7700801, kari.alho(at)pep.fi

3. Rekisterin nimi
Pohjois-Espoon Ponsi ry:n myClub-palvelu ja web-sivut (www.pep.fi)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kerättäviä henkilötietoja käytetään seuran ja joukkeiden jäsenyyteen liittyvien palveluiden tuottamiseen ja ylläpitoon. Näitä palveluja ovat mm. viestien ja maksujen välitys, tapahtumiin ilmoittautuminen ja läsnäolon seuranta. Ilmoittautumis- ja palautelomakkeilla kerättäviä tietoja käytetään seuran toimintaan liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseen.

Rekisteritietoja käytetään myös seuran toiminnan suunnitteluun, palvelujen kehittämiseen, seurantaan ja tilastointiin.

5. Rekisterin tietosisältö ja säilyttämisaika
Rekisteriin voidaan tallettaa rekisteröidystä seuraavia tietoja:

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Syntymäaika
  • Sukupuoli
  • Yhteystiedot (alle 15v. huoltajien yhteystiedot)
  • Rekisteröidyn jäsenyyteen liittyviä tietoja
  • Tiedot tapahtumiin osallistumisesta
  • Tiedot luoduista laskuista ja maksusuorituksista
  • Rekisteröidyn palvelun käyttöoikeuksista

Mikäli joukkueen jäsen on antanut julkaisuluvan, voidaan joukkuekohtaisilla web-sivuilla julkaista hänestä nimi, pelaajanumero, valokuva ja muuta urheiluun liittyvää tietoa. Jäsenrekisterissä (myClub) ja joukkueen web-sivuilla tietoja säilytetään jäsenyyden ajan.

Ilmoittautumis- ja palautelomakkeilla kerätään nimi, sähköpostiosoite, muut yhteystiedot ja palautteeseen tai ilmoittautumiseen liittyvät tiedot. Näitä tietoja säilytetään tapahtuman tai palautteen hoitamisen edellyttämän ajan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä hänen ilmoittautuessaan jäseneksi, antaessaan palautetta ja käyttäessään palveluita.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisteritietoja ei luovuteta säännönmukaiseulkopuolisille kolmansille tahoille eikä niitä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

myClub-palvelun (www.myclub.fi) rekisterin tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. Palveluun pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on suojattu. Rekisterin sisältämiin tietoihin on pääsy rekisteröidyllä henkilöllä (omat tiedot), seuran toimihenkilöillä, joille on määritelty järjestelmään pääkäyttäjän, tilinhoitajan tai valmentajan käyttöoikeus sekä ennalta määritellyillä palvelun tarjoajan (Taikala Oy) työntekijöillä. ATK-laitteet sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

 

Web-sivujen tiedot on tallennettu Optinet Oy:n ylläpitämään Sporttisaitti-palveluun, joka on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietoverkko ja palvelimet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. ATK-laitteet sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa. Käyttöoikeudet rekisteriin ovat niillä seuran johtokunnan nimeämillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.

Rekistereitä ei säilytetä paperitulosteena.

9. Tarkastusoikeus
Jokaisella on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan henkilötiedon korjaamista. Seuran jäsen tai juniorijäsenen huoltaja voi itse korjata käyttäjätietojaan palvelun sivustolla tai esittää korjauspyynnön rekisterinpitäjälle. Korjauspyyntö tulee tehdä riittävän yksilöidysti: pyynnössä on ilmoitettava nimi sekä virheelliset ja korjatut tiedot. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.