Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §
Laatimispäivä: 22.04.2010

1. Rekisterinpitäjä
Pohjois-Espoon Ponsi ry.
Purolaakso 4 B
02920 Espoo

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Ulla Hippi, Jäsensihteeri
Keskijuoksu 24
02920 Espoo
puh. 050-3599524, ulla.hippi(a)pep.fi

3. Rekisterin nimi
Pohjois-Espoon Ponsi ry:n jäsenrekisteri ja internet-sivut (www.pep.fi)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kerättäviä henkilötietoja käytetään seuran ja joukkeiden jäsenyyteen liittyvien palveluiden tuottamiseen ja ylläpitoon. Ilmoittautumis- ja palautelomakkeilla kerättäviä tietoja käytetään seuran toimintaan liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseen.

Rekisteritietoja käytetään myös seuran toiminnan suunnitteluun, palvelujen kehittämiseen, seurantaan ja tilastointiin.

5. Rekisterin tietosisältö ja säilyttämisaika
Jäsenrekisteriin tallennetaan jäsenen nimi, sähköpostiosoite (joka toimii käyttäjätunnuksena jäsenen web-palveluihin), salasana, yhteystiedot (alle 15v. huoltajien yhteystiedot) sekä jäsenyyttä koskevat tiedot. Joukkueiden jäsenistä tallennetaan lisäksi joukkue(et), syntymäaika, pelaajanumero ja julkaisulupa.

Mikäli joukkueen jäsen on antanut julkaisuluvan, voidaan joukkuekohtaisilla web-sivuilla julkaista hänestä nimi, pelaajanumero, valokuva ja muuta urheiluun liittyvää tietoa. Joukkue voi erikseen päättämällä myös rajoittaa joukkueen web-sivujen näkymisen vain seuran jäsenille. Jäsenrekisterissä ja joukkueen web-sivuilla tietoja säilytetään jäsenyyden ajan.

Ilmoittautumis- ja palautelomakkeilla kerätään nimi, sähköpostiosoite, muut yhteystiedot ja palautteeseen tai ilmoittautumiseen liittyvät tiedot. Näitä tietoja säilytetään tapahtuman tai palautteen hoitamisen edellyttämän ajan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä hänen ilmoittautuessaan jäseneksi, antaessaan palautetta ja käyttäessään palveluita.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisteritietoja ei luovuteta ulkopuolisille kolmansille tahoille eikä niitä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on tallennettu Optinet Oy:n ylläpitämään Sporttisaitti-palveluun, joka on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietoverkko ja palvelimet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. ATK-laitteet sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa. Käyttöoikeudet rekisteriin ovat niillä seuran johtokunnan nimeämillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Joukkuekohtaisten tietojen ylläpitäjillä on pääsy ainoastaan oman joukkueensa jäsenten tietoihin. Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena.

9. Tarkastusoikeus
Jokaisella on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan henkilötiedon korjaamista. Seuran jäsen tai juniorijäsenen huoltaja voi itse korjata käyttäjätietojaan palvelun sivustolla tai esittää korjauspyynnön rekisterinpitäjälle. Korjauspyyntö tulee tehdä riittävän yksilöidysti: pyynnössä on ilmoitettava nimi sekä virheelliset ja korjatut tiedot. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.